Publicaties

Een mooi kantoor is geen luxe

Het gemiddelde Nederlandse kantoor is een samengeraapt geheel: druk, rommelig en weinig flexibel. Het kan zoveel beter, maar bedrijven zijn huiverig om nieuwe kennis toe te passen.

TNO Arbeid onderzoekt momenteel voor kantoormeubelenfabrikant Ahrend de experimentele werksetting 'Off Stress'. Een webcam interpreteert de uitdrukking op je gezicht, de muis meet hoe hard je zweet, een matje op de stoel brengt de drukverdeling in kaart, elektroden meten hartslag en ademhaling. De stand van de stoel en de tafel, het licht en de kleuren aan de wand stemmen zich vervolgens af op je stressniveau.

'Off Stress' is nog in de verkennende fase, maar TNO heeft al heel wat onderzoek gedaan om werkplekken te verbeteren.

Lees volledig artikel

Papier of digitaal

Digitaal archiveren heeft zo zijn voordelen. Het vereist minder fysieke opslagruimte, documenten zijn vanaf meerdere plekken toegankelijk, het is makkelijker zoeken binnen het archief en de documenten zijn makkelijker te verwerken. Ook zijn er archiveerprogramma's die hierbij als hulpmiddel kunnen dienen.

Toch is digitaal archiveren niet altijd de oplossing. Sommige documenten moeten op papier bewaard blijven. De juridische status van een gescand document is namelijk niet altijd even duidelijk. Een papieren archief blijft voorlopig dus nog bestaan.

Bij een papieren archief spelen het verpakkingsmateriaal, het meubilair en de ruimte een belangrijke rol. Aandachtspunten hierbij zijn:

  • ordners, hangmappen of (archief)dozen gebruiken?
  • moet het meubilair wel of niet afsluitbaar zijn?
  • is het meubilair stevig genoeg en beschermt het tegen lekkage, uv-licht enz?
  • is de ruimte stofvrij?
  • zijn de klimatologische omstandigheden geschikt?
  • is het een ruimte zonder sprinklers?

Het proces van archiveren gaat digitaal niet heel anders dan op papier. Ook hier moet de juiste manier van rangschikken gevonden worden en is het van belang vooraf de uitgangspunten te bepalen.

Tips voor een inspirerende werkplek

Of u nou wilt of niet, u brengt nogal wat tijd achter uw bureau door. Toch wordt er over het algemeen maar weinig aandacht besteed aan het inrichten van werkplekken. Jammer, want een inspirerende omgeving verhoogt de arbeidsvreugde, zo schrijft NRC Next.

Daarom presenteert de krant zes tips van Jos Stuyfzand, creative director bij Philips Design, Marleen Vink van IN architectuur, inrichtingsadviseur en Feng Shui-deskundige Astrid Wiebenga, loopbaancoach Arianne van Galen.

Richt meerdere werkplekken in
Wie een ruime werkkamer heeft, kan die het best onderverdelen in tenminste twee werkplekken met elk een eigen sfeer. Eén bureau dient dan voor klussen die om concentratie vragen, de andere plek (bijvoorbeeld ingericht met een gerieflijke fauteuil) om rustig wat te lezen, koffie te drinken of even te ontspannen. Verandering van werkplek is inspirerend. 

Let op de kleurstelling
Kleuren zijn een uitstekend middel om uw kantoor karakter te geven. Maar pas wel op. Gebruik bijvoorbeeld geen felle of donkere kleuren op een wand met ramen. Dan wordt het contrast tussen het licht van buiten en de muur te groot. Felle kleuren zijn ook niet aan te raden voor de wand waar het bureau tegenaan staat. Zeker als u veel moet lezen zijn felle kleuren storend zijn.Beperk het gebruik van kleur daarom tot de vloer en de wanden waar u niet de hele tijd tegenaan kijkt. En doe zeker geen gekke dingen met het plafond. De kleur van het plafond bepaalt de kleur van de hele kamer. 

Lees volledig artikel

De kleuren van de kantoren van Google in Stockholm

Zie hier de fotogalerij van de kleurvolle kantoren in Stockholm.

Op weg naar duurzame archivering

Via deze link leest u de white paper over het duurzaam archiveren van uw documenten.

Informatie beheren

De meeste mensen hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren. Er gaat in organisaties daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die 'ergens' moet zijn. Juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan, en irrelevante dingen weggooien. Dat laatste blijkt vaak nog moeilijker dan het eerste.

Documenteren: een kunst
De kunst van documenteren is: informatie die jouw hoofd zit zo op te slaan dat een ander er ook wat aan heeft. Goede documentatie maakt dat anderen (je opvolgers, collega's, projectteamleden) kunnen terugvinden waarom in het verleden bepaalde keuzes zijn gemaakt, wat een systeem precies doet, hoe een procedure in elkaar steekt, of wie wat doet in geval van calamiteiten. Het opstellen van documentatie wordt vaak gezien als sluitpost. Vaak blijft deze taak zo lang op de actielijst staat tot hij er vanzelf een keer van verdwijnt. Dat komt omdat documentatie geen onmiddellijk nut heeft. Naar documentatie grijpen mensen pas als het nodig is, en dat is vaak ergens ver in de toekomst.

Wat valt er onder documentatie?

  • Vergaderverslagen. Deze vormen het geheugen rondom de besluitvorming in een organisatie.
  • Projectplannen, faseringsplannen en beslisdocumenten van projecten. In deze documenten is vastgelegd welke keuzes er in projecten zijn gemaakt. Bijvoorbeeld waarom bepaalde functionaliteit in een computersysteem wel of niet gerealiseerd is.
  • Werkprocedures. Wie doet wat, en in welke volgorde, en aan de hand van welke formulieren of gebeurtenissen? Dat soort dingen staat beschreven in werkprocedures.

Opruimen: een plicht
Om overzicht te bewaren en gestructureerd en efficiënt te kunnen werken is het nodig regelmatig op te ruimen. Want je werkt niet rustig als je bureau vol ligt met stapels papieren van alle soorten projecten en klussen. Waarschijnlijk ben je dan veel tijd kwijt met zoeken naar de juiste gegevens, de laatste versie van een stuk waar je aan bezig was, de feedback van je baas en het verslag van de vergadering van vorige week.
Hoe zorg je voor een overzichtelijk bureau?

Lees volledig artikel

Bedrijf krijgt onvoldoende voor 'maatschappelijk gedrag'

Het Nederlandse publiek geeft de dertig grootste Nederlandse bedrijven (naar omzet) gemiddeld een onvoldoende voor 'maatschappelijk gedrag'. 'Dit heeft invloed op het aantrekken van talent.'

De bedrijven scoorden gemiddeld een 5,4. Dat blijkt uit de 'Maatschappelijk Imago Monitor' van SE Consultancy en onderzoeksbureau Motivaction. Campina deed het het best, met een 6,2, en Shell staat onderaan met een 4,3. Bas van Haastrecht van SE Consultancy: 'Veel bedrijven zeggen: "Moet dat nou, die maatschappelijke betrokkenheid?"'

Wanneer is een bedrijf 'maatschappelijk'?
'Dat kan op veel manieren. Bijvoorbeeld als het grondstoffen inkoopt die niet of minder schadelijk zijn voor het milieu, of een bedrijf dat actief aan energiebesparing doet, dat extra betaalt voor de schade die hij het milieu aanricht, door geld te geven aan goede doelen of door tijdelijk personeel kosteloos ter beschikking te stellen aan maatschappelijke organisaties.'

  • Gebruik een indeling in bakken, stapels of mapjes die voor jou handig is. Houd je aan die indeling! Gebruik die indeling niet alleen voor papieren stukken, maar ook voor mail en voor je mappenindeling op de computer.
  • Maak op zijn minst één map (of bakje) per klus. Bij grote klussen maak je per deelonderwerp een mapje.

Lees volledig artikel