Staples Business Advantage

Een cultuur ontwikkelen waarin veiligheid hoog in het vaandel staat

Delen via:

Of het nu gaat om online gegevens of vertrouwelijke documenten — het hebben van de juiste, meest actuele en geschikte beveiliging is essentieel. Veel bedrijven slaan een aanzienlijke hoeveelheid gegevens en informatie online op. Daarom moeten alle medewerkers op de hoogte zijn van het juiste protocol voor het omgaan met zowel persoonlijke als bedrijfsgegevens.

Vanaf mei 2018 zullen nieuwe wetten wat betreft gegevensbeveiliging in werking treden voor bedrijven. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal de manier veranderen waarop persoonlijke gegevens worden behandeld en verwerkt bij alle bedrijven, ongeacht de grootte. Het is dus belangrijk dat iedereen zo snel mogelijk op de hoogte wordt gebracht van de beveiligingsmaatregelen.

Nu AVG binnenkort van kracht zal worden, zijn er nog enkele andere dingen die u kunt doen om de bewustwording van mogelijke veiligheidsproblemen in uw bedrijf te cultiveren.

Iedereen is verantwoordelijk
Gegevensbeveiliging is de verantwoordelijkheid van iedereen die binnen een bedrijf werkt en daarom is het essentieel dat alle medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Wanneer de individuen verantwoordelijk worden gehouden, kan de basis worden gelegd voor een collectieve verantwoordelijkheid, waardoor een einde komt aan de gedachte dat gegevensbeveiliging een probleem van de IT-afdeling is. Het verhogen van normen rond beveiliging en de manier waarop er door individuen tegenaan wordt gekeken, zijn van essentieel belang.

Het opzetten van een blauwdruk voor een gegevensbeveiligingsbeleid waaraan iedereen binnen uw bedrijf zich moet houden, helpt het noodzakelijke kader te vormen. Ook het spreken over beveiliging in het hele bedrijf en in alle teams zorgt ervoor dat medewerkers zich er bewust van zijn dat dit een probleem van iedereen is. Het is van belang dat alle medewerkers begrijpen dat ze een veilig wachtwoord moeten gebruiken en dat computerupdates regelmatig moeten uitgevoerd, zodat alle antivirussoftware is bijgewerkt.

Cc’en in e-mails

Iedereen heeft wel eens een verhaal gehoord over mensen die hun baas cc'en op een mailtje dat niet voor hem was bedoeld, of die op 'Allen beantwoorden' klikken terwijl ze een privébericht willen versturen. Maar onzorgvuldig e-mailen kan ook betrekking hebben op gegevensbeveiliging.

Het cc'en van een persoon of een groot aantal mensen in een e-mailgesprek zonder toestemming, waardoor hun persoonlijke gegevens worden gedeeld, kan een vorm van schending van de gegevensbeveiliging zijn. Voor bedrijven die werken met freelancers of andere derden is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste mensen worden opgenomen in de adressering van e-mails.

Moedig bij uw medewerkers het gebruik van bcc'en aan en benadruk nog eens dat het belangrijk is dat ze controleren of ze hun e-mails naar de juiste personen sturen voordat ze op de verzendknop klikken.

Freelancers en hun toegang tot bedrijfsmaterialen 
Veel bedrijven maken regelmatig gebruik van freelancers voor het uitvoeren van taken, maar dit kan voor enkele uitdagingen zorgen op het gebied van gegevensbeveiliging. Freelancers moeten mogelijk hun eigen apparaten gebruiken om de aan hen toegewezen werkzaamheden uit te voeren, of ze hebben mogelijk toegang tot bedrijfsnetwerken nodig om informatie te verzamelen.

Er zijn enkele maatregelen die uw bedrijf kan nemen om de gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang door freelancers. Hierbij kan het gaan om het beperken van de toegang tot bedrijfsinformatie en om alleen toegang te verlenen tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Wat betreft het gebruik van eigen apparatuur: u dient ervoor te zorgen dat u bijhoudt welke apparaten toegang hebben tot uw bedrijfsnetwerk, en dat er wordt geregistreerd welke apparaten toegang hebben. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de freelancer om te zorgen dat de gegevens veilig zijn. Dit kan worden vereist op het moment dat freelancers worden ingehuurd.  

Het bewaren en vernietigen van documenten
Het afdrukken van werkdocumenten is vandaag de dag nog steeds relevant in kantoren en het invoeren van regels rond het omgaan met en bewaren van afgedrukte documenten is uitermate belangrijk. Als documenten met gevoelige informatie niet langer nodig zijn, is het niet voldoende om ze gewoon weg te gooien. In zulke gevallen kan een papierversnipperaar van onschatbare waarde zijn. Als de documenten nog steeds relevant zijn en nodig zijn voor dossiers of als referentiemateriaal, kunnen ze worden bewaard in dossierkasten die op slot kunnen of op een andere beveiligde bewaarplaats.

Het ontwikkelen van een systeem waarmee wordt gecontroleerd of een document moet worden vernietigd of gearchiveerd, kan een geweldige manier zijn om het papierwerk in de hand te houden. Voer bovendien een duidelijke en logische archiveringsmethode in, zodat documenten in uw afsluitbare bewaarplaats gemakkelijk kunnen worden gevonden wanneer ze nodig zijn.

Voorkomen dat gevoelige materialen worden achtergelaten op plaatsen waar iedereen ze kan inzien

Als medewerkers op een externe locatie werken of reizen met laptops of andere apparaten, moet u maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw informatie niet kan worden achtergelaten op plaatsen waar anderen deze kunnen inzien.

Ook moeten er wachtwoorden worden gebruikt, evenals een sterke firewall. Als er op externe locaties wordt gewerkt, kan een schermbeveiliging een goede manier zijn om ervoor te zorgen dat anderen uw scherm niet kunnen lezen.

Het werken aan een kantoorcultuur waarin medewerkers zich bewust zijn van beveiliging is belangrijk. Als iedereen hier nu over wordt geïnformeerd en erbij wordt betrokken en als u nu strenge regels invoert om gegevens te beveiligen, bent u beter voorbereid op het moment dat AVG van kracht wordt.

Gezondheids- en veiligheidsoplossingen

Lees meer

Hier vindt u de redenen waarom het tijd is om uw gegevensbeveiliging opnieuw te beoordelen

Lees meer

Delen via:

Continue Reading

Contact
close

Een persoonlijk gesprek

U kunt een Staples-vertegenwoordiger bellen op het volgende nummer:

088 45 45 700

U kunt ook het onderstaande formulier invullen. Eén van onze vertegenwoordigers zal dan snel contact met u opnemen

Get Help NL

Form
Submit