Staples Solutions gebruikt cookies (en vergelijkbare technologieën zoals Facebook Pixels, beacons en Javascript) voor de website om de functionaliteit en bruikbaarheid van de website te verbeteren, om verkeer te analyseren en voor advertentiedoeleinden. Als gevolg hiervan verwerken cookies persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Lees meer over het gebruik van cookies op deze website in de cookieverklaring op www.staplesadvantage.nl. Lees meer over de manier waarop deze website persoonsgegevens verwerkt in de privacyverklaring www.staplesadvantage.nl. Door op de knop 'OK' te klikken of door deze website te gebruiken, geeft u toestemming voor de functie van deze cookies.

Wist u dat de Europese Unie de regels omtrent gegevensbescherming heeft veranderd?

Delen via:
  • Fellowes

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is nu rechtsgeldig en treedt op 25 mei 2018 in werking in de hele EU. De nieuwe regels van de AVG zijn van toepassing op kleine en middelgrote en grote bedrijven en op overheidsinstanties in heel Europa.

Wat is EU-gegevensbescherming?
In de EU bestaan wettelijke voorschriften voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.Iedereen die persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, moet deze beschermen tegen misbruik en zich houden aan diverse wettelijke voorschriften. De AVG bouwt de bestaande regelgeving verder uit.

Wat moet uw bedrijf doen?
De AVG is een zeer uitvoerig document, maar hieronder volgens enkele dingen die we moeten doen:

1.      De AVG is zowel van toepassing op gegevens op papier als op elektronische gegevens.
2.      Ervoor zorgen dat we gegevens alleen op eerlijke en wettige wijze verwerken.
3.      Ervoor zorgen dat we mensen duidelijk vertellen wanneer we hun persoonsgegevens verzamelen en hen om toestemming vragen.
4.      Ervoor zorgen dat we alleen gegevens archiveren die we nodig hebben.
5.      Gegevens die we archiveren accuraat en actueel houden.
6.      Gegevens veilig bewaren.
7.      Het recht van mensen respecteren om gegevens op elk gewenst moment te verwijderen.
8.      Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen uitvoeren wanneer we iets nieuws doen.
9.      Ervoor zorgen dat we klaar zijn voor de nieuwe rechten die ontstaan door de AVG – zoals het recht van mensen om te zien welke gegevens we over hen bewaren, om deze te verplaatsen, corrigeren of verwijderen.
10.   Ervoor zorgen dat we gegevens die we niet meer nodig hebben vernietigen – en dat we dit op veilige wijze doen.
11.   Ervoor zorgen dat we alleen gegevens delen met mensen die we vertrouwen – en zelfs dan een goede overeenkomst opstellen.
12.   Snel problemen oplossen, zoals mogelijke gegevenslekken.

Als u een gegevenslek vermoedt, moet u uw toezichthouder voor gegevensbescherming onmiddellijk informeren (of uw CEO als u geen toezichthouder heeft). Dit betreft zowel elektronische gegevens (zoals het e-mailsysteem) als handmatige gegevens (zoals documenten in een archiefkast).

Waarom moet u ervoor zorgen dat u op 25 mei 2018 hieraan voldoet?
Er zijn hogere boetes onder de nieuwe wet voor gegevensbescherming. Vanaf 2018 kan er een maximumboete van € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet van een bedrijf (naargelang welk bedrag hoger is) worden opgelegd voor bepaalde overtredingen, waar een waarschijnlijk nog hogere reputatieschade bijkomt. Dit is de stok achter de deur om u te houden aan de regels voor gegevensbescherming, maar als u het goed regelt, hoeft u zich geen kopzorgen te maken.

Als u meer wilt lezen over de AVG, lees dan onze whitepaper:

Wat betekent de nieuwe verordening voor gegevensbescherming voor u en uw bedrijf?

 


Hoe kan ik mijn papieren documenten beschermen?
Gegevensbescherming is uiterst belangrijk om uw bedrijf en uw reputatie te beschermen. U zou niet willen dat uw informatie in de verkeerde handen terechtkomt.

Nu is het tijd om uw bedrijf klaar te stomen voor de AVG. U moet enkele specifieke maatregelen treffen of handelingen uitvoeren om te garanderen dat alle gegevens over uw bedrijf, werknemers, leveranciers en klanten binnen uw bedrijf zorgvuldig en veilig worden behandeld.

Zorg ervoor dat uw bedrijf beschikt over een bedrijfsbeleid met betrekking tot gegevensbescherming en dat dit beleid aan iedereen kenbaar wordt gemaakt. Dit beleid moet alle aspecten bevatten om te voldoen aan de AVG. Vergeet niet om informatie toe te voegen aan uw beleid voor thuis- en flexwerkers.

Houd uw gegevens vertrouwelijk met Fellowes
Voor papieren documenten adviseren we u het volgende:

Tip 1: Vernietig uw papieren documenten
Wees u  bewust van het aantal documenten dat u meeneemt naar een vergadering en verzamel deze weer als de vergadering is afgelopen. Laat geen documenten achter in de printer. Vernietig alle documenten voordat u ze in de papierbak gooit. Ook als u thuis werkt, moet u alle documenten met vertrouwelijke informatie vernietigen.

Tip 2: Voorzie uw documenten van een label
Zorg ervoor dat u vertrouwelijke documenten labelt. Zo weten andere mensen meteen dat ze deze documenten vertrouwelijk moeten behandelen. Het helpt ook om bij te houden welke informatie in deze documenten te vinden is.

Tip 3: Sluit uw kantoor en/of kasten af
Op uw kantoor en in uw kasten liggen meestal veel vertrouwelijke documenten. Berg deze veilig op achter slot en grendel wanneer u uw werkplek verlaat. Wanneer u kasten deelt met uw collega's, spreek dan een beleid af over gegevensbescherming.

Tip 4: Ruim regelmatig op
Bewaar geen onnodige gegevens en zorg ervoor dat u ze veilig vernietigt. Alle vertrouwelijke documenten met bedrijfsinformatie, gegevens over mensen of handtekeningen moeten worden vernietigd.

Vernietig ook alle informatie op papier die u niet meer hoeft te bewaren. Zodra u heeft voldaan aan de wettelijke eisen voor documenten, kunt u ze vernietigen. 

Zorg ervoor dat u de juiste papiervernietiger kiest voor het beschermen van uw documenten, die past bij uw wensen. Ga direct naar voor u geselecteerde Fellowes  Autofeed papiervernietigers en Microshred® papiervernietigers of bekijk alle Fellowes shredders.

Delen via:

Lees verder

Contact
close

Een persoonlijk gesprek

U kunt een Staples-accountmanager bellen op het volgende nummer:

088 45 45 700

U kunt ook het onderstaande formulier invullen. Eén van onze accountmanagers zal dan snel contact met u opnemen.

Get Help NL

Form
Submit