Staples Solutions gebruikt cookies (en vergelijkbare technologieën zoals Facebook Pixels, beacons en Javascript) voor de website om de functionaliteit en bruikbaarheid van de website te verbeteren, om verkeer te analyseren en voor advertentiedoeleinden. Als gevolg hiervan verwerken cookies persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Lees meer over het gebruik van cookies op deze website in de cookieverklaring op www.staplesadvantage.nl. Lees meer over de manier waarop deze website persoonsgegevens verwerkt in de privacyverklaring www.staplesadvantage.nl. Door op de knop 'OK' te klikken of door deze website te gebruiken, geeft u toestemming voor de functie van deze cookies.

Logo Staples

5 belangrijke tips om efficiënter te werken

Delen via:
  • Edding

Inefficiënte meetings door slechte aantekeningen, oude files niet snel kunnen terugvinden of collega’s die je telkens maar om markeerstiften vragen. Het zijn van die dagelijkse irritaties die iedereen wel eens mee maakt. Door een paar kleine veranderingen kun je er al voor zorgen dat deze irritaties tot het verleden behoren. We zetten een vijftal tips voor je op een rijtje die je een topdag op kantoor opleveren:

TIP 1: Geef iedereen de kantoorartikelen die hij nodig heeft
Zit je net geconcentreerd een belangrijke meeting voor te bereiden, komt je collega aan je bureau staan om te vragen of hij jouw gele highlighter mag lenen. En niet voor de eerste keer. Vriendelijk als je bent, overhandig je hem direct de markeerstift. Je geeft hem ook nog de tip om gelijk even enkele nieuwe te bestellen bij het secretariaat. Dan hoeft hij die de volgende keer niet te vragen… 

Terug naar de meeting. Waar was je ook al weer gebleven?
Bepaalde kantoorartikelen heeft iedereen nodig om zijn werk efficiënt uit te voeren. Te denken valt bijvoorbeeld aan een pen, markers, Post-it notes, opbergmapjes, papier, paperclips, nietmachine en een highlighter. Als die niet binnen handbereik liggen zorgt dat voor verslechterde productiviteit. Als je die producten vervolgens aan een collega vraagt, breng je hem ook uit zijn concentratie. 

Een doelgerichte planning, bestelwijze en aflevering van kantoorartikelen kan je bedrijf aanzienlijk verbeteren en op lange termijn medewerkers een stuk efficiënter maken.

Zorg voor effectieve meetings
Wist je dat maar liefst 67% van alle vergaderingen mislukken? Althans, dat is de mening van leidinggevenden volgens een studie van Fuze.  

Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de drie volgende punten:

OK, dat is duidelijk. Maar hoe kun je dan een vergadering effectiever maken? 

- Begin met het inplannen van kortere meetings van maximaal een half uur tot een uur. 

- Schep vooraf duidelijke verwachtingen. 

- Zorg voor een goede voorbereiding; doen de whiteboard markers en flipchart markers het wel? Heeft iedereen een pen om mee te schrijven? 

- Stuur de notulen van de vorige vergadering, de agendapunten, de To Do lijst en belangrijke documenten minimaal een week voordat de meeting plaats vindt naar alle deelnemers. 

- Begin en eindig op tijd. Zorg voor een goede moderator die iedereen aan het woord laat. 

- Blijf gefocussed en behandel alleen de aangegeven agendapunten. 

- Last but not least; schrijf of teken de meest belangrijke besproken punten op een whiteboard en/of een flip-over. Zorg dat iedereen het hier over eens is en maak foto’s van deze aantekeningen. Stuur die direct na de meeting na alle deelnemers.

Een juist markering verkort de zoektijd
Als een werknemer ‘slechts’ 15 minuten per dag op zoek is naar documenten en juiste passages in teksten, dan kost dit jaarlijks maar liefst EUR 2.500,- per medewerker bij een uurloon van EUR 50. Dat is wel even schrikken, toch! 

En dan te bedenken dat er ondanks de digitale wereld in nagenoeg elk kantoor talloze geprinte verslagen en aantekeningen liggen. Niets nieuws onder de zon. Maar wist je dat wel 20% van al dat papierwerk in veel kantoren niet gevonden kan worden vanwege het ontbreken van een juiste markering?

Dit zoekwerk kun je eenvoudig voorkomen door mappen en ordners te voorzien van een datum en het juiste onderwerp. Hier leent zich de permanent marker uitstekend voor, want daarmee vervaagt de aangebrachte tekst niet en blijft die eeuwig zichtbaar.

Kleur zorgt voor structuur
Aantekeningen van meetings, To Do’s, opdrachten voor collega’s, verbeteringen aan teksten, die brief aan een klant, soms zie je in de jungle van de geschreven woorden het bos met de juiste inhoud niet meer. Waar was wat ook al weer voor bedoeld? Waar stond die belangrijke notitie voor Serge eigenlijk?

In plaats van uren naar teksten te turen, kun je op een simpele manier structuur aanbrengen in je geschreven brei van woorden. Gebruik daarvoor fineliners in verschillende kleuren voor duidelijke kleurmarkeringen. Bijvoorbeeld zwart voor aantekeningen van vergaderingen, groen voor To Do’s, blauw voor opdrachten en rood voor verbeteringen. En schrijf ook hier de datum en het onderwerp aan het begin van de tekst. Vat bovendien aan het eind de belangrijkste punten samen als geheugensteuntje. Scheelt je een hoop zoekwerk.

Hetzelfde principe kun je toepassen met highlighters als je een tekst doorleest waar je feedback op moet geven. Groen voor teksten die je perse moet onthouden, roze voor teksten die aangepast moeten worden, geel voor jouw eigen To Do’s en oranje voor datgene wat de hoogste prioriteit heeft. 

Je redding heet edding
Al meer dan 55 jaar biedt edding een breed scala aan schrijf- en markeerstiften. De uitstekende kwaliteit maakt dit assortiment ideaal om je doelen te realiseren en je werk naar een hoger niveau te tillen. Of je nu een highlighter nodig hebt, een whiteboard en/of een flipchart marker, verschillende kleuren highlighters of gewoon een permanent marker. edding biedt redding! 

Oh ja, vergeet je per ongeluk de dop niet terug te doen op je flipchart- of whiteboard marker. In veel gevallen is de stift niet meer bruikbaar en leidt dit tot irritaties. Niet bij edding: dankzij de “cap-off” techniek en de speciale inkt zijn deze markers na enkele dagen nog bruikbaar!

Delen via:

Lees verder

Contact
close

Een persoonlijk gesprek

U kunt een Staples-accountmanager bellen op het volgende nummer:

088 45 45 000

U kunt ook het onderstaande formulier invullen. Een van onze accountmanagers zal dan snel contact met u opnemen.

Get Help NL

Form
Submit