Staples Solutions gebruikt cookies (en vergelijkbare technologieën zoals Facebook Pixels, beacons en Javascript) voor de website om de functionaliteit en bruikbaarheid van de website te verbeteren, om verkeer te analyseren en voor advertentiedoeleinden. Als gevolg hiervan verwerken cookies persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Lees meer over het gebruik van cookies op deze website in de cookieverklaring op www.staplesadvantage.nl. Lees meer over de manier waarop deze website persoonsgegevens verwerkt in de privacyverklaring www.staplesadvantage.nl. Door op de knop 'OK' te klikken of door deze website te gebruiken, geeft u toestemming voor de functie van deze cookies.

Logo Staples

4 strategieën om de samenwerking tussen satellietwerknemers en gedistribueerde teams te verbeteren

Delen via:

De werkplek van tegenwoordig beperkt zich niet meer tot binnen de vier muren van een kantoor. Leden binnen een team kunnen zonder problemen vanuit verschillende landen en zelfs in verschillende tijdzones werken. Satelliet- en flexibel werken worden steeds populairder, en veel bedrijven verruimen hun thuiswerkbeleid. Volgens een onderzoek van totaljobs, één van de meest toonaangevende vacaturesites in het VK, voelt één op de vijf werknemers zich productiever wanneer ze op afstand werken. Bijna één derde van de werknemers overweegt van baan te veranderen als ze daardoor thuis zouden kunnen werken.

Toch schuilen er ook uitdagingen in thuis werken en gedistribueerde teams. Het kan lastig zijn samen te werken met collega's die zijn verspreid over verschillende locaties. Zelfs in een high-tech wereld waar het nog nooit zo eenvoudig was een collega te mailen of een bericht te sturen, kunnen we ons toch verre van verbonden voelen.

Maak gebruik van deze hulpmiddelen en strategieën om de samenwerking binnen uw team te verbeteren, ongeacht waar uw werknemers aan het werk zijn.

Toegang tot uw notities, altijd en overal

Tijdens uw werkdag schrijft u misschien vlug notities, ideeën of actiepunten op in uw notitieboek of op sticky notes. Handgeschreven notities voelen natuurlijker aan, maar ze zijn later wat lastiger terug te vinden. Nu kantoren tegenwoordig overal kunnen zijn, uw fysieke bureau op het kantoor, uw keukentafel of zelfs de boardinggate terwijl u op uw vlucht wacht, heeft u misschien niet altijd uw notitieboek bij de hand.

En wat als u iets nodig heeft wat u maanden geleden heeft opgeschreven? "We hebben onderzocht dat mensen volle notitieboeken niet weggooien. Mensen hebben kasten vol met notitieboeken," zegt Louise Jackson, International Product Manager bij Oxford Business Notebooks. "Mensen bewaren alle ideeën, gedachten en projecten waar ze aan gewerkt hebben, maar ze kunnen die niet gebruiken omdat ze niet kunnen terugvinden wat ze zoeken."

De oplossing? Digitaliseer de handgeschreven notities door ze te uploaden naar de cloud.

Jackson is ook de productmanager voor SCRIBZEE®, een app die uw handgeschreven notities scant uit alle speciaal gemarkeerde notitieboeken van Oxford. Uw notities worden vervolgens opgeslagen in de cloud, waar u ze via elk toestel kunt terugvinden. SCRIBZEE® is ook compatibel met de digitale notitie-app Evernote voor een vlekkeloze ervaring. De app digitaliseert zelfs alles wat u schrijft op Oxford SPOT NOTES®, hun slimme plakbriefjes.

"Wij geloven dat papier een geweldige manier is om uw ideeën uit te werken en om informatie vanuit uw hoofd op papier te krijgen”, licht Jackson verder toe. "Met SCRIBZEE® geeft u uw papier digitale superkrachten."

Opmerking: Is het de moeite waard om deze YouTube-video met uitleg te laten zien?

Nodig uit tot spontane samenwerking op kantoor

Zelfs als u binnen de vier muren van uw kantoor aan het werk bent, ziet u waarschijnlijk zelden collega's die op andere afdelingen of verdiepingen werken. Digitale communicatiemiddelen zoals e-mail of videogesprekken zijn zo effectief, dat de kans om een informeel gesprek te voeren een stuk minder groot is. Tijdens deze persoonlijke gesprekjes vindt echter de collaboratieve magie plaats.

Maak het voor werknemers aantrekkelijker om even weg te lopen van hun bureau en met andere collega's samen te werken in collaboratieve ruimtes. Nu lichte laptops tegenwoordig populairder zijn dan vaste computers, is het eenvoudiger om op een andere locatie te werken. Bij Oxford hebben werknemers de optie om in gezamenlijke ruimtes te werken, met comfortabele banken en koffiezetapparaten, waardoor u een meer huiselijke sfeer creëert.

Overweeg een ruimte in uw kantoor in te richten zodat mensen van werkomgeving veranderen en ze zich meer op hun gemak voelen. Een ruimte waar wat meer kan worden ontspannen zal meer spontane gesprekken tussen werknemers opleveren. Denk aan meubels die niet zouden misstaan in een huiskamer in plaats van de standaard bureaus en stevige bureaustoelen. Door banken, comfortabele stoelen en bijzettafeltjes kunnen mensen zich wat meer ontspannen. Als u personeel heeft dat in satellietkantoren werkt of op andere locaties, en zo nu en dan naar kantoor komt om daar te werken, betekent dat ook voor hen wat afwisseling in hun omgeving.

Bekijk het ruime aanbod meubilair van Staples om een vergelijkbare, collaboratieve ruimte in te richten in uw eigen kantoor. 

Breng regelmatig teams samen buiten het kantoor

Wanneer uw medewerkers op verschillende locaties werken of telewerken, is het extra belangrijk om af en toe de groep bijeen te brengen om face-to-face samen te werken. Dit voorkomt dat mensen zich afgesloten gaan voelen. Afhankelijk van uw budget en grootte van uw team, is het een idee om een driemaandelijkse, halfjaarlijkse of jaarlijkse vergadering of samenwerkingssessie in het leven te roepen.

Dit zou kunnen betekenen dat belangrijke besluitvormers worden samengebracht om een strategische brainstormsessie te houden over doelen op hoog niveau. Tijdens een 'all-hands'-vergadering met alle werknemers binnen het bedrijf kunt u bijvoorbeeld het bedrijfsnieuws delen en aan teambuilding doen voor een speelse, innovatieve sfeer op kantoor.

Plan het evenement op een andere locatie dan op het kantoor om het nog unieker te maken. "Het is belangrijk een andere locatie te zoeken, zodat mensen niet constant op het kantoor zijn en worden afgeleid door e-mails," stelt Jackson. Hierdoor worden mensen fysiek en mentaal uit hun dagelijkse werkomgeving gehaald, waardoor zij zich meer kunnen concentreren op het ontwikkelen van echte, persoonlijke relaties.

Maak brainstormsessies actiever

Hoewel het bijeenbrengen van gedistribueerde werknemers om samen te brainstormen op dezelfde locatie een positief effect heeft op de saamhorigheid, zijn er meer manieren om samen te werken. Als iedereen zich na de vergadering weer verspreidt, wilt u wel dat het gesprek gaande blijft tussen iedereen.

Zorg dat de deelnemers eenvoudig toegang hebben tot de notities en ideeën die tijdens de vergadering zijn gedeeld. "Na een brainstormsessie wil iedereen de notities direct ontvangen,' zegt Jackson. "De ervaring wordt nog beter als deze informatie ook direct wordt verzameld en verdeeld."

Dat is precies wat u kunt doen met de Oxford Smart Flipchart, die ook compatibel is met de SCRIBZEE®-app. Gebruik de flipover om eenvoudig notities te maken en maak er foto's van met uw smartphone. SCRIBZEE® scant en slaat de pagina's op als één PDF-bestand van hoge kwaliteit om deze vervolgens met de gehele groep te delen. Op deze manier heeft iedereen direct toegang tot de notities en kan er op deze ideeën verder worden voortgeborduurd, ook door de gedistribueerde teams.

Door de constante invloed van digitale hulpmiddelen op onze fysieke werkplekken, zijn er veel beschikbare manieren om werknemers te laten communiceren en samenwerken. Door pro-actief te zijn in de manier waarop u werkruimtes inricht, uw vergaderingen structureert en hulpmiddelen implementeert in uw proces, blijven collega's met elkaar in contact, zelfs als ze ver van elkaar verwijderd zijn.

Delen via:

Lees verder

Contact
close

Een persoonlijk gesprek

U kunt een Staples-accountmanager bellen op het volgende nummer:

088 45 45 000

U kunt ook het onderstaande formulier invullen. Een van onze accountmanagers zal dan snel contact met u opnemen.

Get Help NL

Form
Submit