Staples Business Advantage

Heb jij controle over je inkoopbudget?

Delen via:

Je zorgt ervoor dat het jouw collega’s aan niets ontbreekt. Er zijn altijd voldoende kantoorartikelen op voorraad en zolang je budget het toelaat houd je rekening met specifieke wensen. Toch heb je niet altijd zelf de controle:collega’s die zelf bestellen, er een eigen leverancier op nahouden of je confronteren met declaraties. Op dezemanier kun je onmogelijk je uitgaven bewaken. Hoe zorg je dat je de controle terugkrijgt? Je collega’s zich aan de afspraken houden? Waar begin je?

Het is herkenbaar voor veel organisaties: onduidelijke budgetten, weinig inzicht in uitgaven en gebrek aan (duidelijke) richtlijnen. Wie bestelt welke producten? Is het echt nodig en past het wel binnen het budget? Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is, of het wordt niet gerespecteerd. En hoe spreek je je collega’s daar op aan, als de rollen en richtlijnen niet bekend zijn? Dit alles heeft z’n weerslag op het budget, veel kleine bestellingen eindigen al snel in een verrassend grote kostenpost.

Kleine veranderingen, groot verschil

En dat terwijl je met een paar simpele veranderingen een flink verschil maakt voor je organisatie, hoe klein ook! Een jaarlijkse budgettering hoeft helemaal niet complex te zijn en heeft voordelen. Niet alleen omdat het tijd en geld bespaart, maar ook omdat duidelijke richtlijnen het inkoopbeleid makkelijker maakt. Voor iedereen!

Budgetteren is vooral interessant in de volgende situaties:

  • Je hebt het gevoel de controle over je inkoop (en dus budget) te verliezen
  • Je budget staat onder druk omdat de organisatie kosten moet besparen
  • Je bepaalde specifieke inkopen onder iemand anders zijn verantwoordelijkheid vindt vallen
  • Je bent gevraagd om elke maand de uitgaven te rapporteren aan je leidinggevende
Download whitepaper banner

Ontdek hoe goed jouw inkoopproces in orde is

Zie het resultaat binnen 2 minuten met 10 vragen


Doe de scan

In 4 simpele stappen controle over je budget

Hieronder staan vier stappen waarmee je meer controle over je budget krijgt. Je bent niet de eerste die hiermee te maken krijgt. Leveranciers krijgen deze vraag vaker en kunnen je helpen met budgetbewaking of in contactbrengen met anderen die je zijn voorgegaan.

1. Breng je huidige situatie in kaart.

Vraag jezelf eens af: Wie koopt wat? Waar is de meeste vraag naar? Wie zijn de leveranciers? Wat zijn de bijkomende bezorg- en retourkosten? Zijn je collega’s gelukkig met het huidige inkoopproces? Breng de uitgaven van het afgelopen jaar eens in kaart en creëer overzicht. Je kunt ervoor kiezen de kosten per vestiging, afdeling of gebruiker uit te splitsen, zodat je meer inzicht krijgt in het verbruik. Deze informatie helpt je in gesprek te gaan met je leverancier, die jouw situatie kan vergelijken met soortgelijke organisaties en je zo helpt besparingen te realiseren.

2. Budgetprognose

Wat moet de inkooporganisatie volgend jaar leveren? Deze vraag vormt het vertrekpunt voor je prognose en is mede afhankelijk van de organisatiedoelen: een groei in medewerkers betekent meer kantoorartikelen, en andersom. Stel (eventueel in samenwerking met de financiële afdeling) haalbare doelen op die passen bij de organisatiedoelen. Wie wordt voor welk budget verantwoordelijk? De budgettering is een opsomming van alle benodigdheden, vaste en variabele kosten, de personele kosten en een post onvoorzien. Opgeteld is dat het budget wat je nodig hebt om de organisatie van alle benodigdheden te voorzien.

3. Richtlijnen inkoopproces

Je kunt nog zo’n duidelijke doelstelling hebben, maar zonder richtlijnen waaraan iedereen zich houdt is het onmogelijk de controle te houden. Duidelijke richtlijnen geven antwoord op:

  • Wie toestemming voor een aankoop geeft
  • Hoe je die toestemming vraagt (Via een intern orderformulier? Een standaard catalogus?)
  • Bij welke leveranciers je kunt bestellen, in verband met aantrekkelijke afspraken
  • Wie de bestelling plaatst
  • Wie voor de betaling zorgt

Belangrijk is collega’s bewust te maken van de voordelen van het proces (en de consequenties als het proces niet gevolgd wordt).

4. Rapportage & bewaking

Een duidelijk inkoopproces helpt je gedurende het hele jaar inzicht te krijgen in je uitgavenpatroon. Rapporteer op productniveau je maandelijkse uitgaven en zet deze af tegen de ingeschatte kosten in je budgettering. Zo weet je elk moment of je nog op het goede pad zit en kun je indien nodig tijdig bijsturen. Eengoede budgettering kost tijd en energie, maar geeft je ook controle en helpt jouw inkoopprestaties inzichtelijk te maken.

Delen via:

Lees Verder

Contact
close

Een persoonlijk gesprek

U kunt een Staples-vertegenwoordiger bellen op het volgende nummer:

088 45 45 700

U kunt ook het onderstaande formulier invullen. Eén van onze vertegenwoordigers zal dan snel contact met u opnemen

Get Help NL

Form
Submit